e-doręczenia, certum,odbieranie i wysyłanie elektronicznych listów poleconych

E-doręczenia - odbieranie i wysyłanie elektronicznych listów poleconych

e-Doręczenia Certum służą do odbierania i wysyłania elektronicznych listów poleconych do urzędów, firm i osób fizycznych. Obsługa skrzynki e-Doręczeń jest prosta i wygodna. E-Doręczenia umożliwiają śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Ułatwia to zarządzanie dokumentami oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad procesem ich dostarczenia do adresata. Wpływa to na efektywność i skuteczność całego procesu korespondencji przedsiębiorców, urzędów i obywateli.

Oferujemy również kwalifikowane podpisy elektroniczne marki Certum które można wykorzystywać do JPK, ZUS Płatnik, eKRS i innych spraw urzędowych. Podpis spełnia wymogi Ministerstwa Cyfryzacji.

Szybkość

E-Doręczenia umożliwiają natychmiastowy przekaz dokumentów i dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie w skrzynce e-Doręczenia.

Wykluczają ograniczenia związane z transportem papierowej przesyłki. Niedostępność poza godzinami pracy jednostek pocztowych, opóźnienia w transporcie, wizyty na poczcie, oczekiwanie na listonosza – to wszystko odchodzi do historii.

E-Doręczenia odegrają decydującą rolę w sytuacjach, gdy kluczowy jest czas, tzn. liczy się szybkość lub możliwość przesłania do końca dnia, czyli 23:59. Fakt przesłania „na czas” potwierdzać będą dowody generowane przez system. Ułatwia to szybką reakcję na bieżące wydarzenia oraz wspiera elastyczne zarządzanie dokumentacją.

Efektywność

Rejestrowane doręczenia elektroniczne przyspieszą procesy administracyjne poprzez: krótszy czas przetwarzania dokumentów, automatyzację procesu przetwarzania dokumentów oraz eliminację ręcznej obsługi i mniejsze nakłady pracy.

Przy wykorzystaniu systemów zarządzania e-dokumentacją i e-archiwum dokumenty przesyłane e-Doręczeniami można łatwo włączyć w elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

Bezpieczeństwo

Uruchomienie e-Doręczeń oznacza znaczącą zmianę w działaniu biznesu. Dodatkową ich wartością jest sposób zabezpieczenia z pomocą kwalifikowanych usług zaufania (znacznik czasu, pieczęć elektroniczna), który gwarantuje zarówno nadawcy, jak i odbiorcy bezpieczeństwo.

Dodatkowo każda nadana przesyłka jest szyfrowana przed wysłaniem i odszyfrowywana jedynie w momencie pobierania jej przez użytkownika skrzynki co gwarantuje poufność danych.

E-Doręczenia polecony nowej generacji – terminy i obowiązek wdrożenia

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy z KRS mają obowiązek posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Obowiązek ten będzie dotyczył docelowo wszystkich firm, ponieważ podmioty z CEiDG mają wyznaczony termin na 1 października 2026 roku. W przypadku urzędów, służb, instytucji centralnych i samorządowych obowiązującym terminem jest 1 października 2024 r.

E-doręczenia stanowią znaczącą szansę na usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności oraz redukcję kosztów. Perspektywy rozwoju e-Doręczeń wskazują na ich rosnące znaczenie, będąc kluczowym elementem przyszłościowej komunikacji między poszczególnymi interesariuszami rynku. Dodatkowo, docelowo e-Doręczenia zastąpią ePUAP. Aktualna data została wyznaczona na 2029 r. Według szacunków raportu Obserwatorium.biz „e-Doręczenia bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” liczba rejestrowanych doręczeń elektronicznych wyniesie kilkaset milionów sztuk.

Czy są e-Doręczenia dla osób fizycznych?

Tak. Do założenia skrzynki wystarczy PESEL i ukończone 18 lat.

Co to jest baza adresów elektronicznych (BAE)?

Baza Adresów Elektronicznych jest rejestrem publicznym. Prowadzi ją i zarządzą nią minister właściwy ds. informatyzacji. W BAE są adresy skrzynek do doręczeń elektronicznych (ADE). Dostęp do Bazy Adresów Elektronicznych mają wyłącznie korzystający z usług doręczeń elektronicznych.

Co to jest ADE?

ADE to skrót od adres do doręczeń elektronicznych. Jest niezbędny do wysyłania i odbierania e-Doręczeń. Jest to unikalny i jednoznacznie przypisany do adresata i nadawcy adres, który wymaga potwierdzenia tożsamości właściciela podczas jego zakładania.

Struktura ADE wygląda następująco:

AE:PL-XXXXX-XXXXX-YYYYY-ZZ
·     AE– rodzaj identyfikatora oznaczający adres elektroniczny
·     PL– kod kraju zgodnie ze standardem ISO 3166
·     X– cyfra
·     Y– litera
·    ZZ – cyfry oznaczające sumę kontrolną
Przykładowy adres: AE:PL-12345-67890-ABCDE-12

Ile można mieć adresów ADE?

Jeden podmiot ma jeden adres ADE. Wyjątkiem są adwokaci, notariusze, radcy prawni, którzy mogą mieć dodatkowy adres na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej bądź wykonywania zawodu albo czynności służbowych.

Czy ADE to adres e-mail?

Nie. Adres do doręczeń elektronicznych nie jest adresem e-mail. ADE działa wyłącznie w systemie rejestrowanych doręczeń elektronicznych (RDE) i gwarantuje tożsamość jego właściciela.

Jakie dokumenty są potrzebne do uzyskania skrzynki e-Doręczeń Certum w przypadku składania wniosku na firmę (CEiDG, KRS) lub dla osób wykonujących zawód zaufania publicznego?

Poniżej wyszególnione zostały konieczne dokumenty, które są wymagane w procesie wnioskowania o skrzynkę e-Doręczeń Certum w zależności od typu skrzynki i roli wnioskodawcy:

pełnomocnictwo (o założenie skrzynki lub zmianę właściciela)

Gdy wnioskujemy o skrzynkę e-Doręczeń dla podmiotu prawnego w roli wnioskodawcy: pełnomocnik.

Pełnomocnictwo jest uzupełniane automatycznie danymi z wniosku o skrzynkę e-Doręczeń, więc jest ono w procesie przygotowywane i gotowe do pobrania i podpisania.

odpis CEIDG z danymi niejawnymi (taki odpis może pobrać tylko właściciel firmy)

Gdy wnioskujemy o skrzynkę e-Doręczeń w roli wnioskodawcy: właściciel działalności gospodarczej.
Gdy wybieramy typ skrzynki: działalność gospodarcza wpisana do CEIDG.

legitymacja zawodowa

Gdy wnioskujemy o skrzynkę e-Doręczeń (w ścieżce wnioskowania z certyfikatem kwalifikowanym) w roli wnioskodawcy: osoba wykonująca zawód zaufania publicznego.
Gdy wybieramy typ skrzynki: osoba wykonująca zawód zaufania publicznego.

Co określa Ustawa o doręczeniach elektronicznych z 18 listopada 2020?

Ustawa określa m.in.:

Zasady doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (purde) i publicznej usługi hybrydowej (puh);
Zasady i warunki świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej;
Zasady wykorzystywania kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (kurde) do wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi.

W jaki sposób mogę zweryfikować e-przesyłki i e-dowody z przesyłek?

Wszystkie dowody, które dotyczą przesyłki obsługiwanej przez system e-Doręczenia Certum zweryfikujesz w bezpłatnej usłudze pod adresem: edoreczenia.certum.pl/weryfikacja

Kwalifikowani dostawcy usług (KDU) - e-Doręczenia

Certum (Asseco Data System) jest jednym z kwalifikowanych dostawców usługi (KDU) czyli podmiotem, który uzyskał uprawnienia kwalifikowanego dostawcy rejestrowanego doręczenia elektronicznego i został wpisany do rejestru dostawców usług zaufania. Czytaj więcej: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/kwalifikowani-dostawcy-uslug-kdu