Jak zapewne zauważyliście na naszym blogu często podkreślamy zalety pełnej integracji pomiędzy wszystkimi narzędziami pakietu Microsoft Office 365. Nie inaczej jest w przypadku narzędzi OneNote i Planner o których więcej piszemy poniżej.
OneNote jest wyjątkowym notatnikiem, który zawsze masz pod ręką. Jest jak podręczna tablica, z Word i Excel w jednej małej aplikacji. Dlaczego OneNote porównujemy z tak profesjonalnymi narzędziami? Bo zawiera on uproszczone funkcje każdej z tych aplikacji.
Co możesz zrobić w notatniku OneNote?
- Z aplikacji możesz korzystać na każdym urządzeniu: na komputerze, laptopie, tablecie czy smartfonie. Automatyczna synchronizacja zapewni Ci dostęp do notatki z dowolnego miejsca i w każdej chwili.
- Korzystając z różnokolorowych znaczników podzielisz swoje notatki tematycznie.
- Czasami klawiatura to za mało, żeby odtworzyć swoje pomysły. Wtedy na pomoc przychodzi rysowanie odręczne. Możesz “narysować” wszystkie idee, a najważniejsze z nich wyróżnić za pomocą różnych kolorów i pisaków.
- Możesz narysować tabelę.
- Notatkę możesz udostępnić.
- Sprawdzisz kto pracuje nad notatką i jakie zmiany zostały wprowadzone.
- Zeskanujesz przez telefon odręcznie napisane notatki.
- Wkleisz obrazy i linki do notatek.
- W OneNote możesz tworzyć zapisy matematyczne za pomocą klawiatury lub odręcznie.
W naszej firmie często wykorzystujemy OneNote podczas zebrań, kiedy opracowujemy plan działań. Każdy z pracowników ma otwarty notatnik na swoim urządzeniu i w dowolnym momencie wpisuje swoje pomysły. Na sam koniec spotkania rysujemy w notesie wspólny schemat, który pomaga nam w określeniu strategii na przyszłość.
OneNote jest idealnym notatnikiem, który zawsze jest pod ręką. Eliminuje konieczność przenoszenia danych pomiędzy urządzeniami co pozwala nam nie tracić czasu na kwestie techniczne.
Z kolei Microsoft Planner jest narzędziem podobnym do znanych większości osób Trello czy Asany. Wyróżnia go jednak pełna integracja z innymi aplikacjami w pakiecie Microsoft Office365.
Jakie dodatkowe korzyści posiada Planner od Microsoft i dlaczego jest to idealne narzędzie dla pracy w firmie?
- Tablica w aplikacji Planner jest bardzo czytelna i przejrzysta, po spojrzeniu na nią od razu dowiesz się jakie zadania zostały wykonane, a za które trzeba dopiero się zabrać.
- Możesz przydzielić zadania do określonej osoby czy grupy osób w firmie. Pozwala to na zespołowe rozwiązanie zadań i ułatwia komunikację pomiędzy zespołami.
- Planner posiada rozbudowane opcje śledzenia zadań, co daje osobom zaangażowanym w realizację zadania możliwości odzwierciedlenia statusu jego wykonania a reszcie zespołu pozwala na łatwy podgląd postępu realizacji. Status zadania może być dowolnie zmieniany w miarę postępu
- Możesz ustawić datę zakończenia zadania, co sprawi, że będziesz dostawał powiadomienia jeżeli nie zostanie ono wykonane w planowanym czasie.
- Planner posiada trzy widoki: tablicę z zadaniami, wykres z danymi (pokazujący, ile zadań zostało zakończonych, a ile jest do wykonania) oraz harmonogram (kalendarz).
Widok harmonogramu pozwala na ogólne spojrzenie na kalendarz i ocenę napiętości grafiku w skali miesiąca czy tygodnia. Tablica z zadaniami ułatwia segregowanie zadań na bardziej i mniej pilne. Wykres, z kolei, pokazuje jak efektywna jest nasza praca i ile zadań zostało jeszcze do wykonania.
Takie narzędzia jak OneNote i Planner są bardzo przydatne w codziennej organizacji pracy. Są to małe elementy, które tworzą jeden duży system zintegrowanej pracy. Możliwość planowania dnia pracy, dzielenia się zadaniami i zapisywania swoich pomysłów w dowolny sposób otwiera drzwi do zwiększenia produktywności pracowników. Dodatkowo – jak już pisaliśmy na wstępie – są to aplikacje w pełni zintegrowane z całym systemem Office 365, co zapewnia najlepsze warunki do efektywnej pracy.
